Expresi, Bontang – Proses pencarian dokumen pengelolaan aset daerah di Kota Bontang kini memasuki babak baru.
Berkat inovasi berbasis digital, hari-hari panjang membolak-balik lembar kertas dan mencari arsip di tumpukan map dipastikan akan segera berakhir, membawa efisiensi yang signifikan bagi kinerja pemerintahan daerah.
Inovasi tersebut bernama Dirgada (Digital Arsip Barang Milik Daerah), yang diperkenalkan oleh Yolanda P. D. Sorreng, seorang Penata Laksana Barang Terampil dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Bontang.
Selama ini, pengelolaan arsip barang milik daerah di DPMPTSP masih dilakukan secara konvensional.
Menurut Yolanda, sistem manual ini kerap menjadi kendala, terutama ketika data-data lama—bahkan yang baru lewat triwulan pertama tahun 2024—dibutuhkan mendesak.
“Itu butuh waktu lama karena masih manual,” ujar Yolanda, menjelaskan tantangan yang dihadapi petugas.
Melihat kondisi yang kerap memperlambat pekerjaan, terutama untuk keperluan verifikasi atau pelaporan, Yolanda tergerak untuk mencari solusi modern. Ia berpikir bagaimana agar pekerjaan tidak lagi bergantung pada tumpukan kertas.
“Saya berpikir bagaimana caranya supaya tidak lagi bergantung pada tumpukan kertas. Akhirnya kami mulai membuat konsep Dirgada, yang saat ini digunakan untuk internal pengelolaan barang,” jelasnya.
Basis Data Terintegrasi untuk Efisiensi
Kehadiran Dirgada dirancang sebagai jawaban atas masalah tersebut. Dirgada merupakan aplikasi berbasis web yang berfungsi mengoptimalkan sistem pengarsipan.
Dengan digitalisasi ini, seluruh arsip kini tersimpan dalam satu basis data yang terintegrasi.
“Dengan digitalisasi ini, begitu aplikasi dibuka, semua arsip langsung muncul lengkap dengan kategori dan klasifikasinya. Jadi lebih cepat dan efisien,” tambah Yolanda.
Sistem digital sederhana ini diharapkan dapat mengubah alur kerja secara drastis, dari proses yang tadinya memakan waktu berjam-jam menjadi hitungan detik.
Meskipun saat ini Dirgada baru diimplementasikan secara internal di lingkungan DPMPTSP, Yolanda P. D. Sorreng berharap inovasi ini dapat menjadi percontohan dan diadaptasi oleh perangkat daerah lain di Kota Bontang.
Ia meyakini, langkah digitalisasi arsip ini merupakan kunci untuk meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi data aset daerah di masa depan. (Adv)
Tinggalkan Balasan